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「Excel連携」

データ活用やDX成功に必要な考え方を、各種キーワードの解説で理解できる用語解説集です。
今回はIT活用において現実的に無視できない存在であるExcelについて、それを踏まえて現実的なITの利活用で重要なポイントになることがある「Excel連携」の考え方について解説し、それを通じてこれからの時代のIT活用で心がけるべきことを考えます。

Excel連携とは

Excel連携とは、表計算ソフトウェアMicrosoft Excelのファイル（Excelブック）内のデータや計算式などを、外部のITシステムやクラウドサービスなどに連携させて活用する取り組みのことです。
クラウド活用など新しいIT活用が進められる昨今において、現場で広く使われているExcelは「望ましくないIT活用」として問題にされがちです。しかしExcelを廃止する取り組みも現実には難しいことが多く、どのように対応するか苦慮されていることも多いと思います。そのような状況で、良い解決策になりうるのがExcel連携の考え方です。

「望ましくないIT活用」だとみなされがちな「Excel」

Microsoft Excelは、利用していない組織がほとんど存在しないくらいに普及しています。利用しやすいITとして、他にないくらいに多くの人に多くの用途で活用されています。しかしながらその一方で、Excelは「良く思われていない」こともよくあります。

例えば「進んだIT活用」に取り組もうとしているような状況、あるいは「これからの自社でのデータ活用のあるべき姿」を考えるようなときには、Excelは「望ましくないIT活用」として問題にされがちではないかと思います。

さらにはExcel、ITスキルが高い人にも評判が良くないことがあります。ITエンジニアや、高度なデータ分析スキルのある人には、特に業務の現場でExcelが思わぬ用途まで広く利用されているような状況は悪く言われがちです。

Excelにはもちろんよいところも多くありますが、賛否両方の評価がどうしてもあるプロダクトではないかと思います。「IT活用のあるべき姿」を語るときにはExcelを無くすべきだと言われたりするけれども、しかし一方で、現実の現場ではとても広く活用されている。現実的にITを今後どうするのかを考えるときには、「Excelをどうするのか」は重要なポイントになってきます。

Excelが「良く思われていない」のはどうしてか

では、Excelが「望ましくないIT活用」として歓迎されないことがあるのはどうしてでしょうか。

良くわからないExcelファイルのUIやUXに苦しむ

Excelのどのようなところが問題ですか？と聞かれたなら、まず出てくる指摘は、利用することが苦痛であるような「ひどいExcelファイル」を利用させられる体験ではないでしょうか。例えば、セルに一文字ずつ区切って入力することを強いられるような、使いやすさにおいても、データの保持や処理の考え方としても問題を感じるようなExcelファイルです。

利用しやすいExcelファイルを作ることも当然できますが、このような問題のあるUIやUXでの利用を強いられるExcelファイルが散見されるのは、現実問題として「これからの自社でのIT活用のあるべき姿」を実現する手段として望ましいのか？という話には当然なってしまいます。

扱いにくいデータ形式や間違ったデータ格納に苦しむ

Excelファイルに格納されているデータを利用しようとして、不便で苦しむことがあります。全角で格納されている数値、全角と半角が混ざってしまっている文字列、データベースでいう正規化のようなことがなされておらず謎のオリジナル形式で工夫されているデータ、セルの上に図形の吹き出しで必要な情報が記入されていてデータとして処理できない、など、データ処理のことが十分に考えられていないことがあります。

これらは、そういう使い方をしている人たちが、良かれと思って「工夫した」結果であることもあります。しかしながら、このような状態のExcelファイルに入っているデータを使ってデータ活用しなさいと言われると大変に苦しいことになり、データ活用を妨げてしまうことがあります。

解読できない実装に苦しむ

Excelのワークシートには値だけではなくロジック（関数など）を持たせることができます。さらには、VBAでプログラミングをすることもでき、プラグインで外部から機能追加をすることもできます。これらの機能を適切に使うのであれば、様々な手段を適宜活用して開発ができる有用な環境だと言えますが、作った本人にしかわからないような形でこれらの機能を使った作りこみがしてある場合には、理解困難な恐ろしいExcelファイルが出来てしまいます。

また、Excelのシートが複数ありデータが不可解に散在している、外部のファイルを参照しているなど、データがどこでどうなっているのかわかりにくいこともあります。

このような状況は、Excelファイルを理解して機能の追加や修正をすることを困難にします。そうなると、他の人が見ても解らないが利用せざるを得ないので使っているような、つらい状態を招くことになります。業務の変化にあわせて機能の追加や修正を行うことも難しくなります。

できることに制限や限度があり、問題のある実装はそのままになりやすい

使いにくいとか問題があるというのは「使い方」の問題で、きちんと作って使えば問題ないはずだ、というのも事実です。

ただし「作りこみに限度がある」ことも事実です。Excel上で機械学習のアルゴリズムを実装することは不可能ではありませんが、あまり現実的ではありません。UIもExcel向きでないものを作りこもうとすると、どうしても無理をして作った感じになりやすいはずです。様々な実装は可能ですが、他の手段での開発の方が現実的なことが多いでしょう。

どこにどのようなExcelファイルがあってどう利用されているか管理できずに苦しむ

結果的にファイルの形で、データおよび一緒に作りこまれたロジックが散在することになりやすい問題があります。そのような状態になってしまうと、データが社内のどこにどのような形であるかわかりにくくなり、決められた形できちんと整えてデータを保持させることも困難になります。つまり、組織全体でのデータ資産の管理が難しくなります。

さらには、個別のExcelファイル自体にデータ処理のロジックを埋め込むことができるため、それがあちこちで改変されては再度共有されたりすると、挙動が異なる多種多様なExcelファイルの「亜種」が社内に散在し、どれが正しい処理でどれが新しいものなのか、管理ができない状態になってしまうことがあります。業務処理に関するロジックが管理不能になるようなことは全く望ましくないことです。

しかし、Excelの利用を止めようとしてもうまく行かない

Excelには良いところもあるものの、このように良くないIT利活用を招いてしまうことがあります。なおかつ良くない状態にならないように利用を管理して対処することも難しいところがあります。

このような認識から、進んだIT利活用を実現しようとする人が「Excelをなくそう」と考えることがあります。しかしながら実際のところ、そのような取り組みはうまくゆくものでしょうか。

クラウドサービスに移行して無くしたい（が残ってしまう）

例えばkintoneのように、Excelからの移行を意識して開発され提供されているクラウドサービスが最近では各種あります。Excelからの移行を想定した機能や、Excelの利用感を意識した利用感が提供されていることがあり、加えてクラウド上で同じデータを共同編集するようなクラウドサービスらしい機能も備わっていることがあります。

しかしながら、Excelで出来ることが同じ利用感でほぼできるようなサービスではないため、どうしても「Excelと同じことができない」状況がでてきてしまいます。また例えば、Excelを電子メールの添付ファイルでやり取りするような、業務の習慣としてExcel利用が定着している場合には、業務手順そのものや（他社との）業務の習慣そのものを変える必要があり、それが難しいこともあります。

BIツールを使って欲しいが

Excelでデータを保持して各自それぞれが自分流にデータ分析やレポート作成をするのではなく、高度な分析を見やすい形で行えるBIツールを利用する目的で導入したとします。今では、「誰にでも使えるBIツール」を標榜している製品も各ベンダーから提供されています。

しかしながらまだ、Excel並みに使いやすく高い汎用性を持つツールは多くなく、なかなか全員が使いこなせる前提で導入することは難しいのが現状です。そのBIツールを使える一部の人が活用しているだけになり、BIツールを使える人たちに負荷が集中する形になってしまうことがあります。そうなると「それ以外の状況」ではExcelファイルが残ることになります。

データをきちんと入れなおしてほしいが

データを、データベースなどにきちんと管理された形で入れなおしてほしいと思っても、同じく全員がそれをしっかり使いこなせるような状況を整備することは難しいこともあるでしょう。その人にとっては、これまで通りExcelを使う方が便利で業務がスムーズならその人自身に動機はないでしょうし、例えば、全員がSQLを使えるような状況はほとんどの場合現実的ではないはずです。さらには、大量にある元のExcelファイルからのデータの抜き出しも難しいとなれば、データを入れなおそうと思っても取り組みを進めることが難しくなります。

解読できない・移行できない（しかも廃止しがたい）

様々な条件への配慮の行き届いた業務での正しい判断をするロジックがExcelで作りこまれているが、どういう実装になっているのか解読困難になっているとします。あるいは、Excelで作られた、非常に便利なツールがあったとします。

Excelは既存の実装が解読困難になってしまう場合があります。あるいは解読して実装しなおしても割に合わない場合やメリットがない場合、しかも利用をやめることが難しい状況なら、当然にExcelをなくすことは難しくなります。

社外で利用されている

何とか社内で廃止できても、社外ではExcelは利用され続けており、他社からはExcelを駆使したドキュメントが届き続けることになります。また、自社ではクラウドサービスを導入して置き換えていても相手先が導入していなければ、うちでは使えないのでExcelでお願いします、ということになります。

それでもExcelを置き換えるのかどうか

ここまで書いてきたことを踏まえてもExcelをやめることは不可能ではありません。やろうと思えばExcelから「新しいIT」への移行は行えるでしょう。ただし、このような多くの問題があっても「それでもなお無理をすること」に対して、得られる結果は釣り合うものかどうかが問題になります。

これらを踏まえてもなお「Excelを廃止したい」とする方針が是なのかどうか、判断が難しいはずです。こういう諸事情もあり現実的には、クラウドを導入して一部便利になったけれども、Excelもあちこちにたくさん残っていて使われ続けていて依然として主役である、ような状況が多いのではないかと思います。

「Excel連携」で良いところを組み合わせる

Excelには問題点がありました。しかしながら、Excelをやめようとしてもハードルが高くそう簡単ではないこともわかりました。他に選択肢はないのでしょうか。

Excelには問題があってクラウドなど他のサービスに「移行すべき事情」がある一方で、Excelには「良さ」や「やむを得ないこと」もあります。そもそも、その「どちらか片方」を選ばないといけないわけではなく、その両方の事情を受け入れる方法があります。ExcelをExcel以外のIT利活用と「連携」する取り組みです。

kintoneとExcelを連携する

クラウド活用を進めようとしてkintoneを導入したものの、Excelが残ってしまうことは良くあると思います。強引にExcelを廃止させると苦しむ部署が出てくるでしょうし、かといって漫然と両方使われたままでは社内のITがより混乱した状態になります。

そこで例えば、スキル的に営業部での対応が難しいのなら、営業部ではExcelを使うけれども、そのデータはkintoneに自動連携すれば、クラウド活用を進める動きとExcelを残さざるを得ない現実をうまく両立できます。

BIツールとExcelを併用する

データ分析をしっかり使ってもらいたいので、クラウド上のDWHにデータを整備してBIツールを導入したが、一部の人しか現実的に使いこなせていないとします。そうであるなら、Excelで今まで通りデータを確認して分析したい人のために、クラウド上のデータに自動連携してExcelで作業する人のためのデータを書き出すようにすれば、BIツール導入の動きは進めたまま、それでは難しい場合もうまく取り込んでおくことができます。

UIだけをExcelにしてデータ入出力する

Excelを前提としてデータ入力の業務ができてしまっているとか、入力に際して複雑なデータチェックや入力補助などが必要で、Excel を自動処理してクラウドにデータ連携する仕組みがあれば、そのような場合には、Excelは入力手段として残し、入力されたデータはクラウドに自動連携すれば、無理をすることなくクラウドの活用も進められます。

無理せずExcelを塩漬けにする

業務ロジックそのものがExcel上に作りこまれていることがあります。複雑な業務の処理ルールでの判断が、業務上の様々な例外などにきめ細かく配慮して作りこまれている場合などです。特にVBAなども駆使して複雑に作りこまれている場合には、それを解読して新システムに移行することが難しい場合もあります。

そのよう場合には、そのExcelに埋め込まれたロジックをExcelファイルごと残しておき、そのロジックが必要な時にはクラウドからそのExcelにデータ連携をして処理し、結果をクラウドに戻せば無理をせずにクラウドサービスと共存させることができます。

他社から届くExcelを自動処理する

現実問題として、社内で例えばkintoneへの移行を進めたとしても、取引先からExcelファイルが届くことや、Excelファイルでの提出を求められる状況は当面あることです。取引先も自分たちにあわせてもらうことも難しく、かといってExcelが届くたびに対応の手間がかかるのも残念です。そういう場合も外部から届くExcel ファイルを自動処理してクラウドにデータ連携する仕組みがあれば、社外のExcelとうまく共存することができます。

「Excelを使いたくない人たち」にとっても有意義

このような対応は、Excelを使いたい人たちに過大な配慮をしているようにも思えるかもしれません。しかしながら、このような取り組み方はExcelを使わなくても済む人たち、あるいはExcelを使いたくない人たち、ITスキルが高い人や脱Excelをしたい人にも大きな意味があります。

このような手段が無い場合には、ITで何か新しい取り組みをしようとするたびに、Excelでやっていた泥臭い取り組みも含めて自分たちで対応を引き受けなければいけなくなります。しかし、「泥臭い部分はExcelのまま残す」とできるなら、そのような面倒な領域を「自分たちから切り離す」ことができて自ら対応せずともよくなり、新しい取り組みそのものを前に進めることに注力することができます。

Excel連携を実現できる、「つなぐ」技術

「Excelをやめる」考えかただけではなく、「Excelと連携する」ことも選択肢に入れることで、対応が難しいことになりやすい「Excelをどうするか」をスムーズに解決できることが解りました。しかし、どうやってそんな連携処理を実現するのだろうかとか、自社にはエンジニアもいないしそのようなシステム開発は無理である、と思われたかもしれません。

たしかに「一般的」にはそう思われていることが多いと思います。しかし、このような「Excel連携」を、「GUIだけ」で効率的に開発できる手段が存在します。「EAI」や「ETL」、「iPaaS」と呼ばれる、「DataSpider」や「HULFT Square」などの「つなぐ」技術です。これらを活用することで、Excel連携はスムーズかつ効率的に実現することができます。

GUIだけで利用できる

通常のプログラミングのようにコードを書く必要がありません。GUI上でアイコンを配置し設定をすることで、多種多様なシステムやデータ、クラウドサービスへの連携処理を実現できます。

「GUIで開発できる」ことは長所でもある

GUIだけでのノーコード開発は、本格的なプログラミングに対して簡易で妥協的な印象を受けるかもしれません。しかしながら、GUIだけで開発できることは「業務の現場の担当者が自分たち自身で主体的にクラウド連携に取り組む」ことを可能にします。

ビジネスのことを一番良くわかっているのは現場の担当者です。何かあるたびにエンジニアに説明してお願いしないと開発できない状況よりも、その「一番わかっている人たち」が自分たち自身で作りこめることは強みです。そもそもExcelが根強く支持されているのも、彼らが自分たちで使いこなせるITだからです。Excelと外部との連携処理についても、同じようなに「現場が自ら作りこむ」ことが可能になれば、ビジネス的な価値を生む良い取り組みが実現するきっかけになります。

業務の自動化、あるいはExcel業務自体の自動化でも活躍できる

ここまでの主な話題は、Excelファイルと、クラウドなどその外側の間で起こりがちな問題を、自動連携によりうまく解消できる場合があるという話でした。さらには、このような「多種多様なシステムやデータに連携できる機能」は自動連携の実現だけではなく、業務自動化や業務ロジックの作りこみにも活用することができます。

例えばExcel上のデータを読み込んで必要に応じて判断の処理などを行ってデータの書き換えや転記を行う、添付ファイルとしてExcelを送付する、送付されてきたExcelの内容を自動チェックする、kintoneと自動連携する、必要な場合はslackに自動投稿して人に知らせるなどです。

このような処理は、RPAでの自動化が試みられるものの（特に安定稼働の面などで）うまく開発できないケースや、あるいはVBAで複雑怪奇な作りこみがされているケースも多い領域です。「つなぐ」ツールを活用すれば、安定動作する自動処理・連携処理を、GUIだけで作りこむことができます。現場主導で業務自動化を実現する手段としても活用できます。

本格的処理を実装できる

「GUIだけで開発できる」ことを謳っている製品は沢山ありますが、そういう製品に簡易で悪い印象を持っている人もおられるかもしれません。

確かに、「確かに簡単に作れるが簡易なことしかできない」「本格的処理を実行しようとしたら処理できずに落ちてしまった」「業務を支えられるだけの高い信頼性や安定稼働能力がなくて大変なことになってしまった」ようなことは起こりがちです。

「DataSpider」や「HULFT Square」は、簡単に使うこともできますが本格的プログラミングと同等のレベルの処理の作りこみもできます。内部的にJavaに変換されて実行されるなど本格的プログラミングと同様の高い処理能力があり、長年にわたって企業ITを支えてきた実績もあります。「GUIだけ」の良さと、本格的能力の両方を兼ね備えています。

iPaaSなので自社運用不要

DataSpiderなら自社管理下のシステムでしっかりと運用できます。クラウドサービス（iPaaS）のHULFT Squareなら、このような「つなぐ」技術そのもの自体もクラウドサービスとして自社運用不要で利用でき、自社での導入やシステム運用の手間がなく利用できます。

関係するキーワード（さらに理解するために）

EAI
- システム間をデータ連携して「つなぐ」考え方で、様々なデータやシステムを自在につなぐ手段です。IT利活用をうまく進める考え方として、クラウド時代になるずっと前から、活躍してきた考え方です。
ETL
- 昨今盛んに取り組まれているデータ活用の取り組みでは、データの分析作業そのものではなく、オンプレミスからクラウドまで、あちこちに散在するデータを集めてくる作業や前処理が実作業の大半を占めます。そのような処理を効率的に実現する手段です。
iPaaS
- 様々なクラウドを外部のシステムやデータと、GUI上での操作だけで「つなぐ」クラウドサービスのことをiPaaSと呼びます。

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「つなぐ」ツールの決定版、データ連携ソフトウェア「DataSpider」および、データ連携プラットフォーム「HULFT Square」

当社で開発販売しているデータ連携ツール「DataSpider」は長年の実績がある「つなぐ」ツールです。データ連携プラットフォーム「HULFT Square」はDataSpiderの技術を用いて開発された「つなぐ」クラウドサービスです。

通常のプログラミングのようにコードを書くこと無くGUIだけ（ノーコード）で開発できるので、自社のビジネスをよく理解している業務の現場が自ら活用に取り組めることも特徴です。

DataSpider / HULFT Squareの「つなぐ」技術を試してみてください：

簡易な連携ツールならば世の中に多くありますが、GUIだけで利用でき、プログラマではなくても十分に使える使いやすさをもちつつ、「高い開発生産性」「業務の基盤（プロフェッショナルユース）を担えるだけの本格的な性能」を備えています。

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